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Eine Nachzahlung bei der Nebenkostenabrechnung trifft viele Mieter unvorbereitet. Oft geht es um mehrere Hundert Euro, die plötzlich das Monatsbudget belasten. Laut einer Studie des Dienstleisters Mineko sind bis zu 86 Prozent aller Nebenkostenabrechnungen fehlerhaft und potenziell anfechtbar. Bevor Sie also zahlen, sollten Sie zwei Fragen klären: Hat der Vermieter rechtzeitig abgerechnet und stimmen die Zahlen? Wir zeigen, worauf es bei der Prüfung ankommt.

Vermieter müssen die Betriebskosten spätestens zwölf Monate nach dem Ende des Abrechnungszeitraums abrechnen (§ 556 Abs. 3 BGB). Der Abrechnungszeitraum beträgt in der Regel ein Kalenderjahr.

Für das Jahr 2025 bedeutet das: Die Abrechnung muss bis spätestens 31. Dezember 2026 beim Mieter sein.

Wird diese Frist versäumt, kann der Vermieter in der Regel keine Nachzahlung mehr verlangen. Eine Ausnahme gilt nur, wenn er die Verspätung nicht zu vertreten hat, etwa weil ein Dienstleister die Abrechnung verzögert hat.

Eine ordentliche Nebenkostenabrechnung enthält unter anderem:

• den Abrechnungszeitraum
• die Gesamtkosten jeder Betriebskostenart
• den Verteilerschlüssel, etwa Wohnfläche oder Personenzahl
• Ihren Anteil und die geleisteten Vorauszahlungen
• das Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben

Fehlen wichtige Angaben, ist die Abrechnung unter Umständen formal unwirksam. Dann lässt sich die Nachzahlung nicht durchsetzen.

Heizkosten werden meist nach der Heizkostenverordnung verteilt: Ein Teil richtet sich nach der Wohnfläche, der größere Teil nach dem gemessenen Verbrauch.

Achten Sie darauf, dass Zählerstände und Verbrauchsangaben nachvollziehbar sind. Gerade bei Heizöl oder Pellets sind die Preise 2026 deutlich gestiegen, daher lohnt sich ein genauer Blick.

Wenn Sie Ihre Nebenkostenabrechnung genau prüfen und gegebenenfalls anfechten wollen, wenn eine Nachzahlung eingefordert wird, sollten Sie folgende Schritte beachten:

• Eingangsdatum notieren: Wann kam die Abrechnung an? Dieses Datum ist für Einwendungen wichtig.
• Wohnfläche und Personenzahl prüfen: Falsche Angaben führen oft zu einer zu hohen Nachzahlung.
• Vorauszahlungen abgleichen: Stimmen die Beträge mit Ihren Kontoauszügen überein?
• Belege einsehen: Mieter dürfen die Belege einsehen. Kopien kann der Vermieter gegen Kostenersatz anbieten.
• Einwendungen schriftlich einreichen: Dafür haben Sie in der Regel zwölf Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit. Nennen Sie konkrete Positionen und Beträge.

Eine Nachzahlung ist kein Schicksal, das Sie über sich ergehen lassen müssen, sondern ein Anlass zur Prüfung. Wer die Frist kennt, die Belege einsehen lässt und die Abrechnung Position für Position durchgeht, kann viele ungerechtfertigte Zahlungen verhindern.