Тайм-менеджментом называют процесс распределения личного времени, а если проще – организацию повседневных дел таким образом, чтобы все успевать. Однако не всем эта задача удается. Расплачиваться же порой приходится потерей работы и различных возможностей, а также испорченными отношениями. А все дело в том, что мы совершаем типичные ошибки, которые не позволяют нам вовремя выполнять запланированное.

Ошибка первая. Неверная расстановка приоритетов

Перед человеком стоит сразу несколько задач, и он не знает, за какую из них браться в первую очередь. Скажем, вы работаете редактором. У вас есть постоянное место занятости с ежедневными заданиями и есть еще подработки. Сейчас вам дали частный заказ на вычитку рукописи. Но, поскольку вы заняты по основной работе, то делаете сначала ее, а сторонний заказ откладываете на потом. В результате вы можете не сдать его в срок.

Случается и иначе. Вы можете «забить» на постоянную работу и заняться «левым» заказом, так как за него быстро и неплохо заплатят. Ну не «забить», а делать работу медленно или «тяп-ляп». В таком случае к вам появятся претензии со стороны вашего руководства.

Приоритетны обычно наиболее срочные задания. Но встречаются и исключения. Например, целесообразно сначала выполнять мелкие дела, на которые требуется не так много времени, а затем переходить к более крупным. Для редактора к таким «мелочам» могут относиться ответы на сообщения, написание небольших постов, вычитка заметок. А за большую рукопись можно взяться, когда все это будет переделано. Желательно в официальное нерабочее время.

Для некоторых приоритетны личные дела, а не работа. Например, мастер по ремонту отказывается прийти к заказчику, несмотря на предварительную договоренность, потому что у его ребенка утренник в садике или ему должны в этот день привезти новый холодильник из магазина.

Но и у заказчиков ведь есть свои планы, которые таким образом нарушаются. На мой взгляд, форс-мажором могут являться только серьезные проблемы со здоровьем, угроза жизни или если, скажем, квартиру затопило и надо срочно спасать ситуацию.

Ошибка вторая. Прокрастинация

Многие, даже находясь на рабочем месте, начинают день с просмотра соцсетей, пары чашек кофе и длительного трепа с коллегами. И лишь час-полтора спустя наконец берутся за работу. Если вы трудитесь в удаленном режиме, вероятность прокрастинации становится еще больше. В итоге дела «смещаются», к вечеру вы как выжатый лимон, и какие-то задачи вам приходится отложить на завтра.

Альтернативой может быть только работа по ночам, а это не всегда возможно и не всем подходит. Назавтра будет то же самое – соцсети, кофе, треп с коллегами и проч.

Для личных дел лучше отводить какой-то ограниченный период времени – от 15 мин. до получаса. Тогда есть шанс, что вы более-менее будете успевать выполнять намеченное.

Ошибка третья. Неумение рассчитывать свое время

У меня есть подруга. Если мы договариваемся, что она приедет ко мне в гости к пяти часам вечера, то реально она может приехать только в половине десятого. Дело в том, что помимо поездки ко мне она планирует еще, скажем, сходить в магазин, к врачу, парикмахеру, зайти в банк, заехать в МФЦ, и все это в один день и после работы.

А ведь и на работе могут возникнуть какие-то непредвиденные ситуации, и в различных учреждениях вы можете задержаться, потому что там очередь или просто процедура окажется длиннее, чем вы думали. Не говоря уж о задержках транспорта.

Лично я стараюсь не планировать никаких серьезных дел «на стороне», если собираюсь в гости или, к примеру, на деловую встречу. Заставлять людей ждать - это как минимум неуважение к ним. И неважно, что вы задержались у врача.

Ошибка четвертая. «Глобальный» подход

Предположим, что перед вами стоит какая-то объемная задача. Например, написать отчет или реферат. Вы садитесь его писать, но быстро выдыхаетесь и понимаете, что не успеете к сроку. Либо работа получается «куцая» и вызывает нарекания.

Чтобы такого не произошло, следует делить работу на этапы, а не пытаться завершить ее за один день или за несколько часов. Каждый день не торопясь пишете по главе, потом все проверяете. Если у вас один день на все про все, хотя бы распределите труд по часам. Написали главу или фрагмент – сделали перерыв. Потом с новыми силами сели и приступили к следующей части работы. Поверьте – это куда более эффективный подход, чем все делать по принципу: «Эй, ухнем!»

Ошибка пятая. Взятие на себя нереальных обязательств

Вам надо выполнить несколько задач по основной работе, срочно написать статью для заказчика, а еще помочь ребенку подготовить школьный доклад. И отложить ничего из этого никак нельзя.

Беря на себя те или иные обязательства, следует заранее рассчитывать, сможете ли вы выполнить их вовремя. Да, деньги нужны, но стоит ли брать дополнительную работу, если вы не успеваете справляться даже с той, что есть?

Следует оговаривать реальные сроки. Если статью требуется написать всего за 1-2 дня, лучше отказаться. Ребенка никуда не отодвинешь, но доклад ему наверняка велели готовить не вчера. Договоритесь с ним, что как только задача возникнет, он сразу будет вам об этом сообщать.

Как показывает опыт, следование этим правилам позволяет эффективно справляться с делами и все успевать.