Согласно Правилам обучения по охране труда (постановление Правительства РФ № 2464) порядок регистрации проведенного инструктажа и форма его документирования утверждаются самим работодателем. По мнению специалистов Роструда, это позволяет адаптировать форму и порядок оформления инструктажей под особенности организации, закрепив выбранный подход локальным нормативным актом (Ответы с портала Роструда "Онлайнинспекция.РФ", вопросы № 255793 от 30 сентября 2026 года, № 255841 от 1 октября 2026 года).

Так, можно отказаться от единого журнала и оформлять инструктажи по принципу "один лист – один человек": на каждого сотрудника готовить отдельный документ с необходимыми реквизитами и подписями.

А в ситуациях, когда рабочее место находится на значительном удалении от непосредственного руководителя работника (например, пост КПП), можно получать подписи последовательно: сначала работник расписывается в листке проведения инструктажа, затем руководитель - после передачи документа. Также допустимо параллельное ведение двух журналов: в одном ставит подпись инструктируемый, во втором – непосредственный руководитель.

При этом важно помнить, что документы, подтверждающие прохождение инструктажа, должны подписываться работником лично на бумажном носителе. ТК РФ исключает возможность электронного документооборота для них.