Рынок кадрового электронного документооборота (КЭДО) в России за 2025 год вырос на 80 процентов и превысил 5 млрд рублей, «цифру» в кадровой работе использует больше 20 процентов организаций. Ожидаемый рост рынка около 50% ежегодно. Эксперты ждут, что к 2030-му на безбумажный учёт перейдёт порядка 70–80 % компаний. Государство последовательно стимулирует бизнес к внедрению КЭДО, поэтому компании, которые освоят этот инструмент заранее, получат преимущество и не будут вынуждены догонять остальных.

При этом заставлять переходить на «цифру» пока никто не будет. Для коммерческой организации это право, а не обязанность. А вот у госструктур дедлайн уже виден впереди: эксперимент Минцифры по кадровому ЭДО в федеральных органах власти заканчивается в 2027 году, а в целом госсектору ставят цель уйти от бумаги к 2030-му. Завершение эксперимента само по себе не означает автоматического введения обязательного КЭДО для всех организаций, однако не исключено, что в дальнейшем соответствующее требование может быть распространено и на обычные компании — вслед за министерствами.

Сегодня разбираться стоит не в вопросе «надо ли», а в том «как именно» переходить на КЭДО. Необходимо определить, какие документы переводить в цифровой формат, как сотрудники будут их получать и заверять, какие виды подписей применимы в каждом случае и где будет организовано надёжное хранение электронных оригиналов.

Если ваша компания до сих пор живёт в бумаге — счета на отправку почтой, приказы в папках, подписи «сбегай в соседний кабинет», — самое время задуматься о цифровизации. Но бухгалтеру или кадровику не нужно внедрять систему самому: для этого есть ИТ-отдел или аналитики, которые возьмут проект на себя. При этом именно вы первыми замечаете, сколько времени съедает бумажный документооборот. После прочтения отправьте эту статью своим айтишникам или аналитикам — пусть оценят, насколько КЭДО впишется в вашу систему и что даст переход в деньгах и часах. Ваша роль здесь — не внедрять, а запустить процесс и донести до коллег, что проблема реальна и её пора решать.

Ниже — по шагам: что диктует закон, из чего собирается работоспособная система и какие продукты КриптоАРМ решают каждую из задач.

Оператор ЭДО, с которым вы уже работаете (Диадок, СБИС, Астрал и другие), решает другую задачу: он помогает обмениваться документами с внешним миром — счетами, УПД, актами с контрагентами, отчётностью в ФНС и фонды. Это про отношения «компания ↔ компания» и «компания ↔ государство».

КЭДО — совсем другой контур. Он живёт внутри организации и описывает отношения «работодатель ↔ работник»: трудовой договор, заявления, приказы об отпуске, ознакомление с внутренними актами. Здесь другие участники и отдельное регулирование.

Поэтому КЭДО не отменяет и не заменяет вашего оператора. Кадровый ЭДО добавляется рядом, закрывая внутренние процессы с сотрудниками. Это два параллельных инструмента с разными целями.

Внедрение кадрового ЭДО держится на трёх опорах.

Порядок работы с документами. Организация сама решает, что переводится в электронный вид, кто готовит и заверяет бумаги, как работники узнают о новых документах и чем подтверждают знакомство с ними. Пока этого регламента нет, даже самая навороченная программа останется просто программой.

Система документооборота. В ней работник получает документ, делает нужные действия, а отдел кадров видит весь путь бумаги — от отправки до подписи и отправки в архив.

Инструменты подписи и доступа. Отвечают за заверение и проверку документов, а при необходимости — за аутентификацию пользователей, их учётные записи и сертификаты.

Эти задачи не обязан закрывать один продукт. Чаще всего решение выглядит как связка: кадровая программа хранит данные о людях и формирует документы, система ЭДО ведёт маршруты и обработку, а средства подписи делают криптографию. Так КЭДО встраивается в уже существующий ИТ-контур компании, и не приходится сносить всё разом.

Фундамент — положения Трудового кодекса, появившиеся в нём благодаря Федеральному закону № 377-ФЗ от 22.11.2021. Они описывают, как запускается кадровый ЭДО, что требуется от системы работодателя и в каких случаях допустима электронная подпись.

В «цифру» переводится значительная часть бумаг, связанных с трудовыми отношениями:

• договор с работником и допсоглашения к нему;

• обращения и извещения сотрудников — там, где закон разрешает электронную форму;

• бумаги по отпускам и корректировке условий труда;

• знакомство персонала с внутренними нормативными актами;

• прочие документы, которые можно оформить и заверить электронно.

Но есть и жёсткие исключения. Вне общего режима КЭДО, предусмотренного статьями 22.1–22.3 ТК РФ, остаются трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности, акт о несчастном случае на производстве, приказ об увольнении и документы о прохождении инструктажей по охране труда. Всё это продолжает жить на бумаге.

Отсюда первый шаг: составить перечень кадровых документов и по каждому свериться с требованиями — не только к возможности подписать, но и к оформлению, передаче и хранению.

Отдельная история — электронный оригинал. Скан бумажного листа сам по себе электронным оригиналом не становится. Для этого нужен выстроенный порядок создания документа, подходящий вид подписи и соответствие требованиям к системе работодателя. Если же просто сфотографировать бумажку и скинуть её в чат — с точки зрения закона это ничего не доказывает.

Кадровый ЭДО не включается «с понедельника». Переход включает несколько последовательных шагов, и именно здесь обычно кроются ошибки.

Шаг первый — локальный акт. Работодатель выпускает положение или приказ, где прописывает: какую информационную систему использует, какие документы и какие категории работников переводит в электронный формат, за какой срок предупреждает людей и когда именно стартует КЭДО. Дата введения КЭДО должна быть установлена с учётом предусмотренного законом срока уведомления работников. Если в компании действует выборный орган первичной профсоюзной организации, документ принимается с учётом мнения этого органа в порядке, предусмотренном ТК РФ.

Шаг второй — предупреждение и согласие. Сотрудников заранее извещают о переходе и собирают их письменное согласие. Отказаться и остаться на бумаге человек вправе — тогда для него продолжают вести бумажный учёт. Но есть нюанс: согласие не нужно тем, кто впервые устроился после 31 декабря 2021 года и не имел к этому сроку трудового стажа — для них КЭДО включается по умолчанию.

Шаг третий — электронные подписи. Траты на получение и использование подписи работника, если её у него нет, ложатся на работодателя. Если же у сотрудника уже есть усиленная квалифицированная подпись, он может применять именно её.

Шаг четвёртый — запуск пилота. Начинают не со всего штата разом, а с пары процессов или одного подразделения. Прогоняют документ по всему маршруту, убирают нестыковки — и только затем распространяют на остальных.

Порядок выглядит бюрократично, но он страхует обе стороны: в судебных делах электронные документы не раз признавались недействительными именно из-за того, что компания начала обмениваться ими в системе до того, как заручилась согласием.

Единого варианта на все случаи нет. Всё зависит от документа, от того, кто его заверяет, и от способа взаимодействия. Правила задают Федеральный закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и статья 22.3 ТК РФ. Важно запомнить: работодатель обязан использовать именно УКЭП, работник же может использовать УКЭП,  УНЭП, ПЭП или Госключ.

Простая подпись (ПЭП) работает как подтверждение действия кодом (SMS) или паролем. В кадровом ЭДО её можно задействовать, но строго при соблюдении условий: есть соглашение сторон и только для ограниченного перечня документов. Некоторые типы документов, которые сотрудник может подписать ПЭП:

• Приказ об отпуске

• Приказ о переводе

• Должностная инструкция

• Уведомление о сокращении

• Заявление на отпуск

Усиленная неквалифицированная (УНЭП) даёт понять, кто именно подписал файл, и вскрывает правки, внесённые после заверения. Тут уже используются сертификаты и ключи, но не требуется их получать в аккредитованных УЦ. А хранить их можно на любом носителе. Примеры кадровых документов, для которых в предусмотренных законом случаях может применяться НЭП работника (все типы для которых допускается ПЭП, можно подписать и НЭП):

• Приказ о приеме на работу

• Приказ о командировке

• Заявление об увольнении

• Согласие на обработку персональных данных (ПДн)

• Локальные акты

Усиленная квалифицированная (УКЭП) — самый защищённый тип, равнозначна собственоручной подписи (полная юридическая сила без условий). Выдается в аккредитованном УЦ, а ключ хранится на защищ`нном носителе (токене). Повторим, работодатель использует только УКЭП. Работник может использовать УКЭП для подписания:

• Трудовой договор

• Дополнительные соглашения к трудовому договору

• Приказ о дисциплинарном взыскании

Чтобы не оказаться в ситуации «подписать технически можно, а по закону нельзя», до старта готовят карту подписания: для каждого документа фиксируют, кто участвует, каким видом подписи заверяет, в каком порядке и как фиксируется результат.

Отдельный вопрос — кто подписывает от лица организации. Когда это не сам директор, а кадровик или бухгалтер, понадобится машиночитаемая доверенность (МЧД): личная УКЭП сотрудника плюс доверенность, которая подтверждает его право действовать от имени работодателя. Без неё подписанный документ рискует оказаться юридически пустым.

Типичный сценарий — дополнительное соглашение к договору с сотрудником, который работает из другого города.

• Формирование. Кадровая служба создаёт документ в кадровой системе или готовит его к отправке в ЭДО. Подписывает УКЭП кадровика с МЧД.

• Отправка. Документ уходит работнику через информационную систему, тот получает доступ и ознакамливается с содержимым.

• Подписание. Дистанционный работник подписывает документ своей ЭП.

• Фиксация. Система сохраняет подписанный документ и сведения о его получении и обработке.

• Архив. Электронный оригинал лежит вместе с подписями и данными для последующей проверки.

Больше не нужно возить бумажные экземпляры почтой или курьером — стороны работают удалённо. Но обратите внимание: такой процесс не соберёшь одной кнопкой «Подписать». Система обязана поддерживать действия всех участников, соблюдать требования к подписи, хранить документ и фиксировать факт его получения.

Ядро решения КриптоАРМ Документы — платформа электронного документооборота для работы внутри компании и с внешними участниками. Её разворачивают в собственной ИТ-инфраструктуре организации, и для многих это решающий аргумент: документы остаются под контролем самой компании. Платформа закрывает сразу несколько контуров: обмен с контрагентами (B2B), работу с физлицами и самозанятыми (B2C) и, что нас интересует, кадровый ЭДО с сотрудниками.

Дальше платформу наращивают под конкретные задачи — средствами подписи и инфраструктурными компонентами. Состав определяют под то, что реально требуется процессам.

Рассмотрим несколько кейсов, которые вы можете решить с КриптоАРМ.

Когда работникам нужно действовать с документами вне офиса — в дороге, на объекте или просто со смартфона, — в решение добавляют мобильный сценарий. Тут на сцену выходит мобильный КриптоАРМ: он берёт на себя операции с электронной подписью на мобильном устройстве.

Стоит помнить: приложение — часть решения, а не всё решение целиком. Помимо него нужны доступ к документу, допустимый способ заверения и возврат результата в систему, где ведётся кадровый процесс.

Во всех трёх сценариях полезно развести роли системы документооборота и средств подписи. Первая организует работу с документами и участниками, вторые выполняют криптографические операции.

Кадровые бумаги хранятся десятилетиями — по общему правилу до 50/75 лет, а отдельные категории бессрочно. Загвоздка в том, что сертификат усиленной подписи рано или поздно истекает: сейчас выпущенные удостоверяющими центрами УКЭП действуют максимум 12 лет. Как только подпись «протухла», документ лишается юридической силы ровно в момент проверки — а она может понадобиться именно тогда, когда меньше всего ждёшь. Поэтому при долговременном хранении нужно заранее предусмотреть возможность проверки подписи после окончания срока действия сертификата.

Для этого рекомендуется специальный — архивный формат подписи CAdES-A: в него добавляются метки доверенного времени и сведения о статусе сертификата, а сама подпись периодически «обновляется» путем добавления новой архивной метки (это не переподписание, закрытые ключи тут не используются).  Это закрывает задачу долговременного хранения, о которой на этапе запуска часто забывают.

Дополнительные материалы: про автоматизацию хранения, про продление жизни документам.

Набор инструментов зависит от задач компании, её ИТ-контура. Внедрять всё сразу не нужно — используйте ровно то, что требует реальная проблема. Разберём каждый компонент подробнее, чтобы было понятно, зачем он в связке.

КриптоАРМ Документы — фундамент всего решения. Это полноценная система ЭДО, которую ставят на серверы самой компании или в доверенном облаке, соответствующему 152-ФЗ. В ней заводят маршруты движения документов, подключают участников, рассылают бумаги на подпись и ознакомление, следят за статусами и хранят подписанные оригиналы. Для кадрового контура это единая точка, где замыкается весь путь документа — от загрузки до архива. Работает и в закрытом контуре!

КриптоАРМ ID — единый вход и аутентификация (SSO). Когда в компании несколько внутренних систем и у сотрудников десятки паролей, этот продукт даёт централизованную проверку личности и единую точку входа. В контексте КЭДО это значит, что работник попадает к своим документам через один защищённый вход.

ID используется для входа сотрудников в сервис Документы, но не является обязательным, вы можете использовать любое решение с поддержкой OpenID Connect (OIDC). Но помните, что используя opensource (напрмиер keyckloak) вы как минимум не получите квалифицированную техническую поддержку.

КриптоАРМ IDM — управление учётными записями и правами. Это точка слияния данных из внешних систем, например 1C или LDAP. Здесь настраивают, кто и к каким разделам кадровой системы имеет доступ. Кадровик видит кадровые документы, руководитель — своих подчинённых, рядовой сотрудник — только собственный кабинет. Такой слой прав критичен для крупных и распределенных компаний. Если в вашей организации небольшое число сотрудников или нет внешних систем, то ставить IDM не обязательно.

 КриптоАРМ Подпись и шифрование — клиентское приложение, «рабочая лошадка» для подписи. Когда документ нужно подписать квалифицированной ЭП или расшифровать файл, именно КриптоАРМ гарантирует, что подпись сформирована и проверена корректно, а целостность документа не нарушена. Проще говоря: КриптоАРМ Документы организуют поток (жизненный цикл/флоу), а КриптоАРМ Подпись и шифрование отвечает за саму криптографию. Мобильное приложение позволяет подписывать документы прямо с телефона или планшета — где бы сотрудник ни находился. Приложение незаменимо для УКЭП, но в случае УНЭП есть альтернатива, о которой расскажем далее.

КриптоАРМ CA — работа с сертификатами в собственной инфраструктуре. Подходит организациям, которые выпускают сертификаты сами, в своём удостоверяющем центре, для своих сотрудников. Подходит для выпуска УНЭП, но не для сертификатов  УКЭП, их выдают только аккредитованные УЦ!

Отметим, что в случае использования КриптоАРМ CA на клиентском месте вообще может не стоять средств подписи, ключи безопасно хранятся на сервере, следовательно, и подпись может выполняться на сервере. Но операция всегда подтверждается самим сотрудником, он должен авторизоваться и ввести PIN-код своего ключа (т.е. подтвердить факт подписания).

КриптоАРМ Server — автоматизация криптоопераций. Если документов много и подписывать их нужно без ручного участия обезличенным сертификатом (например, формализованные выписки), этот серверный компонент берёт рутину на себя. Плюс именно он выполняет серверное подписание ключами от КриптоАРМ CA (в сценарии УНЭП). Server отвечает за архивное усовершенствование подписей до CAdES-A и выполняет проверки всех полученных подписанных файлов. КриптоАРМ Server не требуется приобретать отдельно, он входит в состав лицензии на КриптоАРМ Документы.

КриптоАРМ Центр регистрации — это центр управления заявками на выпуск сертификатов. В нем поддержаны коннекторы к различным УЦ.  Когда в компанию приходит новый человек или у действующего работника истекает сертификат, этот компонент реализует следующий процесс: приём заявки, проверку данных, отправку данных для генерации ключевой пары и передачу сертификата пользователю. Администратор Центра регистрации контролирует и управляет заявками. В связке с остальными продуктами Центр регистрации снимает с ИТ-отдела ручную возню с сертификатами, особенно когда сотрудников сотни и выпуск подписей идёт непрерывно. Если у вас компания небольшая или средняя, то решение будет излишним.

КриптоАРМ Учёт СКЗИ — контроль над средствами криптографической защиты информации — теми самыми ключами, носителями и программными средствами. По требованиям регуляторов организация обязана вести учёт СКЗИ: знать, сколько экземпляров используется, кому выданы, на каких устройствах установлены и когда истекают. Вручную это отдельная бюрократическая боль — таблицы, журналы, сверки. Этот продукт автоматизирует учёт: ведёт реестр средств защиты, отслеживает их жизненный цикл. Если в вашей компании НЕ используются сертифицированные СКЗИ, то соответственно и учитывать нечего, продукт КриптоАРМ Учёт СКЗИ вам не потребуется.

Итого, кратко роль продуктов:

Совет: прежде чем останавливаться на конкретном решении, запросите у вендора (Цифровые технологии) две вещи: консультацию и живую демонстрацию. На консультации инженеры разберут вашу ситуацию и предложат состав связки. На демонстрации покажут реальный путь документа: как он создаётся, уходит сотруднику, подписывается и ложится в архив. 

Отдельный довод в пользу КриптоАРМ — статус российского ПО. Продукты включены в реестр отечественного программного обеспечения, а значит, решение подойдёт организациям, которым по требованиям регуляторов или внутренней политике нужен импортонезависимый стек. Для госсектора, госкомпаний и бизнеса, работающего с чувствительными данными, это часто не «приятный бонус», а обязательное условие закупки.

Чтобы запустить кадровый электронный документооборот, недостаточно получить токен с ЭП или установить программу для подписания. Нужно определить, какие бумаги можно вести электронно, выстроить порядок взаимодействия с людьми и собрать согласия, подобрать уместные виды подписи и организовать долгосрочное хранение.

КриптоАРМ Документы закрывают базу — документооборот в собственной инфраструктуре. КриптоАРМ Подпись и шифрование добавляет работу с подписью, КриптоАРМ ID, IDM и CA — аутентификацию, права доступа и сертификаты, а КриптоАРМ Server — автоматизацию криптографии на сервере.

Начинайте с одного конкретного процесса, проведите документ от создания до хранения — и масштабируйте постепенно.

По вопросам запуска КЭДО с использованием продуктов КриптоАРМ пишите нам на почту support@trusted.ru или заполните форму ниже. Проведем для вас демонстрацию и ответим на вопросы.

Перейти на КЭДО

Если вас заинтересовали возможности линейки продуктов КриптоАРМ, заполните форму.