Schatten-IT und Schatten-KI im Arbeitsalltag Deel-Umfrage: Jeder Dritte nutzt nicht freigegebene Tools

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Nach einer Deel-Umfrage haben 32 Prozent der befragten Beschäftigten bei der Arbeit schon einmal ein nicht offiziell freigegebenes digitales Tool genutzt. 22 Prozent gaben an, Unternehmens-, Kunden- oder personenbezogene Daten in ein solches Tool eingegeben zu haben. 27 Prozent nutzen nach eigenen Angaben nicht autorisierte KI-Anwendungen, weil ihr Arbeitgeber keine passende KI-Lösung bereitstelle.

Im Arbeitsalltag genutzte Anwendungen sind nicht immer auf den ersten Blick Teil der offiziellen Tool-Landschaft. Laut Deel haben 32 Prozent der Befragten schon einmal ein nicht freigegebenes Tool bei der Arbeit verwendet.

(Bild: Midjourney / KI-generiert)

Den KI-Chatbot kurz um Rat fragen, schnell einen Übersetzungsdienst nutzen oder das bevorzugte Projektmanagement-Tool verwenden, obwohl das Unternehmen diese Tools nicht offiziell freigegeben hat: Wenn Beschäftigte digitale Anwendungen außerhalb der offiziellen Unternehmensvorgaben nutzen, ist von Shadow IT die Rede. Der HR-Plattformanbieters Deel hat gemeinsam mit Censuswide 2.000 Beschäftigte in Deutschland dazu befragt, wie verbreitet die Nutzung solcher Tools ist.

Knapp ein Drittel der Befragten, 32 Prozent, hat bei der Arbeit bereits ein digitales Tool genutzt, das vom Arbeitgeber nicht offiziell bereitgestellt oder freigegeben wurde. 30 Prozent gaben als Grund an, dass sie dadurch produktiver arbeiten können. 27 Prozent berichteten, nicht autorisierte KI-Anwendungen zu nutzen, weil ihr Arbeitgeber nach ihrer Einschätzung keine passende KI-Anwendung bereitstellt.

Mehr als jeder Fünfte, 22 Prozent, hat bereits Unternehmens-, Kunden- oder personenbezogene Daten in ein nicht offiziell freigegebenes Tool eingegeben.

Die Grenzen zwischen freigegebenen und nicht freigegebenen Anwendungen sind für manche Beschäftigte unklar: 28 Prozent der Befragten waren sich schon einmal unsicher, welche digitalen Tools ihr Arbeitgeber offiziell freigegeben hat.

Die Hälfte der Befragten, 50 Prozent, geht davon aus, dass Beschäftigte im eigenen Unternehmen nicht offiziell freigegebene Tools nutzen. Ob die IT darüber informiert ist, können die Befragten nur einschätzen: 23 Prozent glauben, dass das IT-Team davon weiß. 16 Prozent vermuten, dass die Nutzung ohne dessen Kenntnis erfolgt. Weitere 10 Prozent wissen nicht, ob die IT darüber informiert ist.

„Was Beschäftigte als praktische Abkürzung wahrnehmen, kann aus Sicht der IT schnell zu einem erheblichen Risiko werden. Wenn Mitarbeitende auf nicht offiziell freigegebene Anwendungen ausweichen, verlieren Unternehmen den Überblick darüber, welche Tools zum Einsatz kommen und welche Daten dort verarbeitet werden. Dadurch können auch erhebliche datenschutzrechtliche Risiken entstehen“, erklärt Maximilian Lux, Country Lead DACH bei Deel. „Unternehmen müssen deshalb klare Leitplanken schaffen und zugleich Lösungen anbieten, die Beschäftigte im Arbeitsalltag tatsächlich nutzen können. Nur dann lässt sich Shadow IT Schritt für Schritt in einen kontrollierten und produktiven Umgang mit neuen Technologien überführen.“

Censuswide führte die Umfrage für Deel vom 18. bis 22. September 2026 unter 2.000 Vollzeitbeschäftigten in Deutschland durch, die überwiegend computerbasiert arbeiten. Dazu zählen Tätigkeiten im Büro, mobil und im Homeoffice.

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