С 1 октября 2026 года ФНС передает в МВД суммы выплат иностранцам по данным РСВ, а также годовые доходы иностранных самозанятых из «Моего налога». Основание — закон от 26.07.2026 № 241-ФЗ.

Порядок проверки и переходные сроки уже разобраны в публикации на Клерке. Здесь сосредоточимся на работе бухгалтерии, какие расхождения искать и как их устранять.

Новые основания для отказа в выдаче или аннулирования патента и разрешения на работу из-за отсутствия сведений либо недостаточного дохода применяются к периодам начиная с 2027 года.

Примеры ниже условные. Используйте их для внутренней проверки, а исправления вносите после выяснения причины ошибки.

Ситуация. Сотрудник уволился, затем вернулся с новым паспортом. При повторном приеме ему создали новую карточку физлица. Часть начислений осталась в старой, часть появилась в новой.

Что проверить. Найдите совпадения по СНИЛС, ИНН и дате рождения. Сопоставьте реквизиты обеих карточек с действующими документами и посмотрите, как человек отражен в сформированной отчетности.

Обратите внимание: несколько записей о сотруднике при разных трудовых отношениях не обязательно означают ошибку. Проверять нужно именно сведения о физлице и привязку начислений.

Как исправить. Сначала определите, где возникло расхождение: только в справочнике или уже в отправленной отчетности. Затем устраните дублирование штатными средствами программы. Если затронуты отчетные данные, определите необходимость корректировки соответствующего отчета.

Удалять карточку с историей начислений без проверки нельзя: можно потерять связи с документами.

Какой документ подготовить. Внутреннюю таблицу сверки:

Это рабочая форма для бухгалтерии, а не установленный государством бланк.

Проверку статуса и разрешительных документов удобно организовать по единому алгоритму. На курсе Клерка «Прием на работу иностранных граждан» предусмотрены чек-листы, шаблоны и образцы документов, а также оформление приема в 1С:ЗУП.

Ситуация. Компания заказала иностранцу ремонт помещения. Акт подписан, деньги перечислены. Бухгалтер провел платеж, но документ начисления вознаграждения не оформил.

Что проверить. Сопоставьте договоры и акты с начислениями по каждому исполнителю. Затем проверьте отражение сумм в отчетности с учетом характера договора, статуса получателя и правил обложения взносами.

Сам банковский перевод не доказывает, что вознаграждение корректно попало в РСВ.

Как исправить. Установите дату и основание начисления, проверьте налоговые последствия. Если доход действительно пропущен, оформите недостающие учетные документы и определите, какие отчеты требуют корректировки. При возникновении недоимки проверьте порядок ее погашения и подачи уточнений.

Заодно выясните, соответствует ли ГПХ реальной работе. Постоянная трудовая функция, установленный график и подчинение руководителю создают риск переквалификации отношений.

Какие документы подготовить.

• Договор с понятным предметом и порядком оплаты.

• Акт или другой предусмотренный договором документ о выполнении работ.

• Бухгалтерскую справку с причиной исправления и расчетом.

• Подтверждение уведомления МВД о заключении договора.

В общем случае о заключении и прекращении ГПХ на работы или услуги с иностранцем нужно уведомить МВД в течение трех рабочих дней. Исправление РСВ пропущенное уведомление не заменяет.

Ситуация. Работник уволился из компании и начал выполнять для нее те же задания как самозанятый. Бухгалтер получает чеки и считает расчеты закрытыми.

Но доходы по ГПХ от бывшего работодателя менее двух лет после увольнения не подпадают под НПД. Такое же ограничение действует для выплат от нынешнего работодателя.

Что проверить. Сопоставьте список исполнителей с кадровой историей компании. По иностранным гражданам дополнительно проверьте право применять НПД, статус на дату выплаты и наличие корректных чеков.

ФНС указывает, что среди иностранных граждан применять режим могут граждане других государств ЕАЭС и Украины. Одного ВНЖ для этого недостаточно.

Как исправить. Не ограничивайтесь просьбой переделать чек. Определите, как выплаты должны облагаться с учетом статуса исполнителя и характера отношений. Проверьте необходимость доначислений и корректировки отчетности. Если фактически продолжается работа по найму, приведите оформление в соответствие с ней.

Какой документ подготовить. Карточку проверки исполнителя: гражданство, статус НПД, дата проверки, сведения о прежней работе в компании, реквизиты договора и чеков.

В программе курса Клерка есть блоки по налогообложению выплат и страховым взносам для иностранных работников. Они помогают проверить расчеты, когда кадровые и налоговые статусы требуют разного подхода.

Ситуация. Вознаграждение начислили в сентябре, перечислили в октябре. При проверке суммы в РСВ сравнили с сентябрьской банковской выпиской и решили, что отчет неверный.

Для межведомственного обмена закон предусматривает сведения о выплатах и вознаграждениях, начисленных по данным РСВ. Поэтому дата перевода не всегда объясняет показатель расчета.

Что проверить. Разложите сумму по датам и основаниям: когда возникло начисление, за какой период, сколько удержано и когда произведена выплата.

Как исправить. Если показатели соответствуют правилам учета и отчетности, исправлять их ради совпадения с выпиской не нужно. Подготовьте пояснение. Если обнаружена реальная ошибка — исправьте ее в соответствующем документе и проверьте влияние на отчеты.

Какой документ подготовить. Регистр сверки дохода:

Такой регистр помогает отличить временное расхождение от пропущенной суммы.

Ситуация. Договор хранит кадровик, акты — руководитель проекта, расчетные документы — бухгалтер. Кто получает электронные уведомления МВД, в компании не определили.

По приказу МВД от 15.09.2026 № 728 работник и работодатель или заказчик вправе представить информацию о доходе в течение трех рабочих дней после получения уведомления о проверке.

Что проверить. Проведите простой внутренний тест: выберите одного сотрудника и попробуйте собрать документы о его доходе за квартал. Зафиксируйте, чего не хватает и кто должен это предоставить.

Как исправить. Назначьте ответственных за получение уведомлений, сбор документов и подготовку пояснений. Организуйте доступ к комплекту по каждому человеку.

Единого обязательного комплекта на все случаи нет: состав пояснений зависит от предмета проверки. Не подменяйте реальные документы универсальным шаблоном.

В материалах курса Клерк.Школы предусмотрены шаблоны договоров, формы уведомлений, памятки и заполненные образцы. Их можно использовать для организации документооборота, адаптируя под статус работника и обстоятельства компании.

Начните с одной сверки: все действующие договоры с иностранцами против всех начислений по ним. Она покажет, каких людей, выплат и документов не хватает в учете, прежде чем это расхождение придется объяснять на проверке.