ИП на патенте без сотрудников и ООО на общей системе с оборотами и десятком человек в штате — это совсем разная нагрузка на бухгалтера. А платят они порой сопоставимо, особенно если один из них пришёл давно и на старых условиях.

Пока компания небольшая, разница видна на глаз. Когда клиентов становится много, а тарифы — разными, уже не понятно, на ком компания зарабатывает, а на ком работает в ноль.

Разберу, как это посчитать, на примере бухгалтерской компании, для которой мы собирали такой расчёт.

Компания считала себестоимость обслуживания клиентов в таблицах, на формулах. Цифра получалась, но каждый раз с усилием.

Весь расчёт держался на формулах, которые приходилось прописывать заново под каждую ситуацию. Поменялась аренда — правишь формулы. Изменилась ставка сотрудника — снова. Появилась новая услуга — снова.

Сведение занимало два рабочих дня, поэтому делали его раз в месяц — к отчёту руководителю.

Потом расчёт перенесли в систему, но первая версия проблему не решила. Нормативы, ставки и расходы по-прежнему были зашиты внутрь расчёта, и любое изменение снова требовало человека, который умеет его править.

Помогло другое: все нормативы вынесли в обычные поля, которые бухгалтерия меняет сама.

Всё, что компания тратит независимо от количества клиентов: аренда, фонд оплаты труда с налогами, лицензии и программы, связь, прочие постоянные траты.

Важно вести их по месяцам. Выросла аренда в августе — это должно повлиять на август, а не задним числом на весь год.

Трудозатраты на клиента зависят от трёх вещей:

• форма собственности — ИП или организация;

• система налогообложения — патент, УСН «доходы», УСН «доходы минус расходы», общая система, УСН с НДС;

• наличие оборотов — ведёт ли клиент деятельность или отчётность нулевая.

В компании из примера сочетаний получилось пятнадцать, и у каждого своя норма часов в месяц. Именно здесь ломается расчёт по средней норме: одна норма на всех клиентов прячет разницу между самыми лёгкими и самыми тяжёлыми.

Часы по клиенту — база по его типу, плюс сотрудники, плюс дополнительные услуги — умножаются на себестоимость часа. Получается себестоимость обслуживания. Сравниваете с тем, что клиент платит, — и видите рентабельность.

Часы при этом лучше брать по факту, а не по договору. Разница между ними и показывает, где уходит прибыль.

Сведение сократилось с двух рабочих дней до часа. Но важнее другое: раз оно стало дешёвым, его начали делать несколько раз в неделю вместо одного раза в месяц. Себестоимость теперь видна по ходу месяца.

Полный отчёт руководитель по-прежнему получает раз в месяц. Но решения — оставить клиента как есть, пересмотреть тариф или отказаться — теперь принимаются по цифрам.

Прибыль от самого расчёта не вырастет, и приписывать ему это было бы натяжкой. Он показывает то, чего раньше не было видно. Что делать с этим дальше — решение руководителя.

Проблема была не в таблицах и не в объёме данных. Пока нормативы спрятаны внутри формул, любое изменение аренды или ставки требует человека, который эти формулы знает. Когда они вынесены в отдельные поля, бухгалтерия пересчитывает всё сама.

Это можно сделать и в обычной таблице: все исходные данные — на отдельном листе, формулы только ссылаются на них. Меняете расход в одном месте — пересчитывается всё остальное.

Такой шаблон расчёта себестоимости часа и рентабельности по клиентам я выложил в своём телеграм-канале — забирайте, он бесплатный.