Уничтожение архива — это не просто избавление от старых коробок с бумагами, а регламентированная процедура, которая требует проверки сроков хранения, оформления документов и соблюдения правил работы с архивной информацией. Ошибки на этом этапе могут привести к потере важных сведений, проблемам при проверках и невозможности подтвердить факт законного уничтожения документов.

Многие компании продолжают хранить документы в офисах, на складах или в неподготовленных помещениях, потому что не знают, какие материалы уже можно уничтожить, а какие необходимо сохранить. При этом неправильная организация процесса может создать дополнительные риски для бизнеса.

По наблюдениям экспертов ОСГ, значительная часть компаний сталкивается с нарушениями при работе с архивами: документы уничтожаются без проверки сроков хранения, без оформления подтверждающих документов или без соблюдения требований конфиденциальности. Разберём, как организовать процедуру правильно и какие ошибки чаще всего допускают организации.

Перед тем как проводить уничтожение архивных документов, необходимо определить, какие дела завершили установленный срок хранения и могут быть выделены к уничтожению. Простое визуальное определение возраста документов не подходит — сначала проводится анализ состава архива.

В организациях одновременно могут находиться документы с разными сроками хранения: бухгалтерские документы, кадровые дела, договоры, документы по личному составу, управленческая документация. Каждый вид документации требует отдельной оценки.

Основой процесса является экспертиза ценности документов. Она позволяет определить, какие материалы имеют практическую, историческую или юридическую ценность, а какие могут быть уничтожены после окончания установленного срока хранения.

При работе с архивом специалисты учитывают требования Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17), а также нормативные документы Росархива, регулирующие порядок хранения и отбора документов.

В частности, организация должна учитывать:

• сроки хранения документов, установленные нормативными перечнями;

• наличие документов постоянного и временного хранения;

• документы, содержащие персональные данные;

• материалы, которые могут потребоваться для подтверждения хозяйственных операций.

Нельзя уничтожать документы раньше установленного срока хранения даже при отсутствии текущей необходимости в них.

Актуальные периоды хранения разных видов документации зависят от категории документов и действующих нормативных требований. Проверить сроки и порядок работы с архивом можно с помощью специалистов ОСГ — актуальные сроки хранения документов.

Законная процедура начинается не с уничтожения, а с подготовки архива. Специалисты проводят анализ документов, формируют перечень дел, подлежащих уничтожению, и оформляют необходимые подтверждающие документы.

Обычно процесс включает следующие этапы:

1. Анализ состава архивного фонда организации.

2. Проверку сроков хранения каждого вида документов.

3. Проведение экспертизы ценности.

4. Выделение документов к уничтожению.

5. Оформление акта об уничтожении.

Правильная подготовка позволяет избежать ситуации, когда вместе с ненужными материалами случайно уничтожаются документы, которые должны храниться дальше.

Не уверены, какие документы можно удалить из архива? Закажите экспертизу ценности документов в ОСГ и получите профессиональную оценку состава архива.

Многие компании пытаются решить вопрос самостоятельно: сотрудники разбирают коробки, используют офисные уничтожители бумаги или передают документы сторонним организациям без проверки их надёжности. Такой подход кажется быстрым, но может создать дополнительные проблемы.

Уничтожение документов требует не только физического удаления бумаги, но и подтверждения того, что процедура проведена законно.

Основные риски самостоятельного уничтожения связаны с отсутствием контроля и документального подтверждения процедуры.

На практике компании сталкиваются со следующими проблемами:

• уничтожение документов без проверки сроков хранения;

• отсутствие акта об уничтожении;

• невозможность подтвердить факт уничтожения при проверке;

• риск раскрытия конфиденциальной информации;

• уничтожение документов с персональными данными без соблюдения требований безопасности.

Уничтожение документов раньше срока — это нарушение, которое может привести к юридическим последствиям для организации и ответственных сотрудников.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17) устанавливает обязанности организаций по обеспечению сохранности архивных документов до окончания сроков их хранения. Дополнительно при работе с бухгалтерской документацией учитываются требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» (ст. 29, ч. 1), который устанавливает обязанность организации обеспечивать хранение документов бухгалтерского учёта.

После проверки документов безопасным решением становится профессиональное законное уничтожение архивных документов с оформлением полного комплекта подтверждающих материалов.

Последствия зависят от характера нарушения. Например, отсутствие документов, необходимых для подтверждения операций, может вызвать сложности при налоговых и иных проверках. Нарушение правил хранения документов влечёт ответственность по ст. 13.24 КоАП РФ.

Кроме того, при работе с персональными данными необходимо учитывать требования Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 21). Организация обязана обеспечивать безопасность персональной информации на всех этапах работы с ней, включая уничтожение.

Ответственность за уничтожение документов определяется характером нарушения и применяемыми нормами законодательства.

Кейс из практики ОСГ. Одна из компаний, обратившихся в ОСГ, хранила архивные документы с истёкшими сроками хранения в офисном помещении. Сотрудники самостоятельно уничтожали часть документов, однако не оформляли документы, подтверждающие проведённую процедуру.

В результате компания не могла подтвердить состав уничтоженных материалов и порядок их отбора. После передачи процесса специалистам ОСГ была проведена проверка документов, оформлен акт об уничтожении, выполнена фотофиксация процедуры и подготовлен сертификат.

Компания получила подтверждение корректного завершения процедуры и исключила риски, связанные с самостоятельным уничтожением архива.

Законное уничтожение документов требует последовательного выполнения нескольких этапов. Главная задача организации — доказать, что документы были уничтожены обоснованно, после окончания сроков хранения и с соблюдением требований конфиденциальности.

Процесс нельзя сводить только к физическому уничтожению бумажных носителей. До передачи документов на переработку необходимо провести проверку состава архива, оформить необходимые документы и обеспечить контроль на каждом этапе.

Правильно организованная процедура позволяет компании сохранить доказательства того, что уничтожение архивных документов выполнено в соответствии с установленными требованиями.

При подготовке архива к уничтожению специалисты учитывают:

• состав документов и принадлежность к определённым видам хранения;

• сроки хранения каждого дела;

• наличие документов постоянного хранения;

• требования к защите персональных данных;

• необходимость оформления подтверждающих документов.

Основной принцип — сначала провести оценку документов, а только затем принимать решение об уничтожении.

Приказ Росархива от 31.07.2023 № 77 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях» регулирует вопросы организации работы с архивными документами, включая процессы их учёта и хранения.

Стандартный порядок уничтожения архива включает несколько последовательных шагов:

1. Проведение анализа состава документов.

2. Определение документов с истёкшими сроками хранения.

3. Проведение экспертизы ценности.

4. Подготовка перечня документов, выделенных к уничтожению.

5. Оформление акта об уничтожении.

6. Передача документов специализированной организации.

7. Получение подтверждения о выполнении процедуры.

После завершения работ компания должна иметь документы, подтверждающие, какие материалы были уничтожены, когда это произошло и каким способом.

Особое внимание необходимо уделять документам, содержащим персональные данные. Их уничтожение должно исключать возможность восстановления информации третьими лицами.

Документы компании часто содержат коммерческую тайну, сведения о сотрудниках, клиентах и партнёрах. Поэтому уничтожение архивных документов должно учитывать не только сроки хранения, но и требования информационной безопасности.

Конфиденциальное уничтожение документов позволяет исключить риск попадания данных к посторонним лицам и обеспечить контролируемое завершение жизненного цикла документа.

Самостоятельное уничтожение документов в офисе не всегда обеспечивает необходимый уровень защиты информации. Даже после измельчения бумаги часть данных может быть восстановлена при использовании специальных технологий.

Особенно внимательно необходимо работать с:

• кадровыми документами;

• договорами с клиентами и поставщиками;

• финансовой документацией;

• документами с персональными данными;

• внутренними отчётами компании.

Безопасное уничтожение предполагает контроль всего пути документа — от момента изъятия из архива до окончательной переработки. Компания должна понимать, где находятся документы, кто имеет к ним доступ и каким способом подтверждается факт уничтожения.

Профессиональный оператор организует процедуру так, чтобы каждый этап был контролируемым:

• документы забираются с территории заказчика;

• архивные короба идентифицируются;

• перемещение контролируется;

• уничтожение проводится на специализированном оборудовании;

• заказчик получает подтверждающие документы.

В рамках услуги ОСГ обеспечивает:

• оформление акта об уничтожении;

• фото- и видеофиксацию процесса;

• выдачу сертификата об уничтожении;

• соблюдение требований конфиденциальности.

При работе с персональными данными учитываются положения Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных» (ст. 21).

Передача архива случайной организации без проверки процессов может привести к утечке информации. Особенно опасны ситуации, когда документы просто вывозятся без оформления документов и подтверждения дальнейшей утилизации.

При выборе подрядчика важно обратить внимание на:

• наличие опыта работы с архивами организаций;

• возможность предоставить подтверждающие документы;

• соблюдение требований конфиденциальности;

• наличие контролируемого процесса уничтожения.

Стоимость уничтожения архива зависит не только от количества документов. На итоговую цену влияют объём материалов, необходимость сортировки, подготовка документов и особенности логистики.

Компании часто пытаются сократить расходы, уничтожая документы самостоятельно. Однако такой подход может потребовать значительных внутренних ресурсов сотрудников.

На стоимость услуги влияют несколько факторов:

• количество архивных коробов;

• необходимость предварительной обработки;

• расположение документов;

• способ транспортировки;

• требования к конфиденциальности.

Большой архив требует не только физического уничтожения бумаги, но и организации всего процесса — от оценки документов до оформления результата.

Перед заказом услуги рекомендуется определить:

1. Какой объём документов необходимо обработать.

2. Требуется ли предварительная экспертиза ценности.

3. Нужна ли сортировка архива.

4. Требуется ли вывоз документов.

5. Какие подтверждающие документы необходимы компании.

Профессиональный оператор помогает определить оптимальный порядок работ и избежать ненужных расходов.

Главное правило. Экономия возникает не за счёт отказа от контроля, а за счёт правильно организованного процесса.

Как исправить ошибки и организовать уничтожение архива без рисков

Если компания не уверена, какие документы можно уничтожать, как оформить процедуру или каким требованиям должен соответствовать подрядчик, лучше провести профессиональную оценку архива.

Системный подход позволяет одновременно решить несколько задач: освободить пространство, снизить нагрузку на сотрудников и обеспечить документальное подтверждение всех действий.

Если вы не хотите рисковать штрафами и репутацией, есть способ решить процесс системно. ОСГ — лидер архивной индустрии в России, работающий с 1998 года. Компания располагает 35 специализированными архивными центрами по всей России, хранит и обрабатывает более 12 миллиардов документов, а объём хранения превышает 22 миллиона архивных коробов.

ОСГ предоставляет полный цикл услуг: архивное хранение, архивную обработку, конфиденциальное уничтожение документов, сканирование и создание электронного архива. Безопасность обеспечивается благодаря штрихкодированию каждой единицы хранения, контролю доступа, неразмеченным коробам и соглашениям о конфиденциальности для сотрудников.

Для уничтожения документов специалисты ОСГ оформляют акт об уничтожении, выполняют фото- и видеофиксацию, предоставляют сертификат и обеспечивают соблюдение требований к защите персональных данных. Собственный автопарк из 120 автомобилей позволяет организовать логистику по всей России.

Если вы хотите передать процесс профессиональному оператору, архивная обработка и уничтожение документов ОСГ помогут организовать работу безопасно и последовательно.

ОСГ — уничтожение документов с 1998 года

35 архивных центров в России · собственный автопарк из 120 автомобилей · полный пакет подтверждающих документов

Уничтожьте архив законно — без штрафов, утечек и вопросов на проверках

Проверим сроки хранения, определим, какие документы можно уничтожить, и проведём процедуру с полным пакетом подтверждающих документов: акт об уничтожении, сертификат, фото- и видеофиксация

Хотите уничтожить архив законно и без рисков? Эксперты ОСГ проверят состав документов, определят, что можно уничтожить, и проведут процедуру с полным пакетом документов. Оставьте заявку на уничтожение документов — ответим в течение дня.

Уничтожение архива должно быть частью системы управления документами компании, а не разовой уборкой бумажных накоплений. Правильный подход помогает сохранить контроль над информацией и снизить риски для бизнеса.

Главное правило — документы нельзя уничтожать только потому, что они занимают место. Сначала необходимо определить их ценность, проверить сроки хранения и оформить процедуру документально.

Передача процесса профессиональному оператору позволяет компании сосредоточиться на основных задачах бизнеса, сохранив безопасность и конфиденциальность архивной информации.