Интегратор «Первый Бит» внедрил систему управленческого учета и бюджетирования в компании «СибГазСеть», которая развивает сеть автогазозаправочных станций под брендом Gaspro. Решение на базе «БИТ.Финанс» и «1С:Бухгалтерия» позволило сформировать единый контур работы с финансовыми данными, повысить прозрачность показателей по станциям и регионам, а также сократить объем ручной обработки информации.

«СибГазСеть» работает на рынке газомоторного топлива с 1999 г. и развивает сеть из 44 АГЗС под брендом Gaspro.

До начала проекта управленческая отчетность компании формировалась на основе данных из нескольких источников: учетной системы, кассового программного обеспечения, систем управления АЗС и электронных таблиц. Ежедневно станции собирали и отправляли в центральный офис сведения по реализации – выручке, объемам продаж и типам оплат.

Отдельно специалисты собирали информацию о закупках газа, логистике, затратах АГЗС, региональных расходах и расходах центрального офиса. Для управленческого анализа использовались Excel-отчеты с показателями объемов реализации, средней цены, динамики продаж, затрат и маржи. При этом единый контур управленческого учета и бюджетирования в компании отсутствовал.

Подготовка отчетности требовала значительных трудозатрат: информацию необходимо было вручную переносить, проверять и объединять. Это усложняло оперативную оценку прибыльности отдельных станций, выявление отклонений по затратам, а также сравнение эффективности АГЗС и регионов по единой методике.

Для решения этих задач «СибГазСеть» обратилась к интегратору «Первый Бит». Команда томского офиса компании внедрила «БИТ.Финанс» на базе «1С:Бухгалтерия». Проект реализовывался в формате совместной рабочей группы с участием представителей заказчика и интегратора.

На первом этапе специалисты обследовали действующие процессы: проанализировали учет реализации, закупок и логистики газа, затрат станций и регионов, используемые отчеты в Excel и «1С», а также требования руководства к управленческой аналитике.

По итогам обследования была разработана целевая модель управленческого учета и бюджетирования. В компании сформировали структуру центров финансовой ответственности, включающую станции, регионы, логистику, центральный офис и общие управленческие функции.

Проектная команда также разработала классификатор статей доходов и расходов. В него вошли выручка, закупка газа, логистика, расходы на персонал, аренду и коммунальные услуги, техническое обслуживание, маркетинг, управленческие и финансовые расходы.

Особое внимание в проекте уделили аналитической модели. Были разработаны аналитики, необходимые для управления сетью АГЗС: станция, регион, номенклатура, тип клиента, тип оплаты, контрагент, договор и вид продаж.

Оптимизация бизнеса через планирование: где компании теряют деньги и как их вернуть Бизнес

Кроме того, стороны согласовали правила распределения косвенных затрат между станциями и регионами. Это позволило учитывать при расчете финансового результата каждой АГЗС не только прямые расходы, но и затраты на логистику, маркетинг, управление и другие общие направления деятельности.

После утверждения методологии бюджетная модель была перенесена в систему. В «БИТ.Финанс» настроили бюджеты доходов и расходов, бюджеты движения денежных средств, сценарное планирование, план-фактный анализ, а также отчеты по марже, себестоимости литра топлива и финансовому результату – в разрезе станций, регионов и сети в целом.

В рамках проекта была организована загрузка фактических данных по реализации, закупкам, логистике, фонду оплаты труда, аренде и другим статьям затрат из учетных и смежных систем. Это позволило снизить объем ручного переноса данных и обеспечить регулярное формирование управленческой отчетности на основе актуальной информации.

После настройки решение прошло опытно-промышленную эксплуатацию на реальных данных. Проектная команда проверила корректность расчетов, отчетов, аналитик и механизмов распределения затрат. Пользователи прошли обучение и перешли к работе в новой модели управленческого учета.

Алексей Фоменко, «Астра»: Настоящий технологический суверенитет наступит, когда мы перестанем ориентироваться на Microsoft  Импортонезависимость

В результате проекта «СибГазСеть» получила единый контур управленческого учета и бюджетирования. Решение позволяет регулярно анализировать прибыльность каждой из АГЗС сети Gaspro, оценивать вклад регионов в общий финансовый результат, контролировать маржу, отслеживать план-фактные отклонения и принимать управленческие решения на базе актуальных финансовых данных.

«Для нашей сети важно понимать финансовый результат не только по компании в целом, но и по каждой АГЗС и региону. До проекта часть данных собиралась и сверялась вручную, поэтому подготовка управленческой отчетности требовала времени и дополнительного контроля. После внедрения “БИТ.Финанс” у нас появилась единая модель учета и понятная структура отчетов. Теперь мы быстрее видим прибыльность станций, маржу и отклонения по ключевым показателям», – сказал Евгений Желтяков, генеральный директор «СибГазСети».

Созданная модель учета станет основой для дальнейшей цифровизации компании. В планах «СибГазСети» – внедрение BI-дашбордов для визуализации показателей в реальном времени, развитие сценарного моделирования «что, если» и автоматизация рутинных операций с помощью RPA.

«В этом проекте ключевой задачей было связать финансовую методологию с реальной операционной моделью сети АГЗС. Мы вместе с командой клиента формализовали структуру ЦФО, бюджетные статьи, аналитики и правила распределения затрат. В результате “БИТ.Финанс” стал рабочим инструментом управления сетью: с отчетностью по станциям и регионам, анализом маржи, план-фактом и контролем ключевых затрат», – отметила Наталья Жернакова, руководитель группы автоматизации финансового учета компании «Первый Бит» в Томске.