Сотрудник купил в интернете пакет мобильного интернета для командировки, билет на аэроэкспресс или подписку на сервис для работы. Бумажного чека нет — на почту пришло письмо с электронным. Он распечатывает его, прикладывает к авансовому отчёту, и бухгалтер задаётся вопросом: этого достаточно?

Коротко — да, если чек правильный. Ниже — что именно в нём проверить, чем он отличается от «чека» из банковского приложения и какие документы стоит приложить дополнительно.

По Закону № 54-ФЗ кассовый чек — первичный учётный документ, и он может быть выдан покупателю как на бумаге, так и в электронной форме. При расчётах через интернет продавец обычно направляет чек на электронную почту или телефон, который покупатель указал при оплате.

ФНС в письме от 08.04.2022 № АБ-4-20/4292@ прямо указала: если кассовый чек можно найти в мобильном приложении «Проверка чеков ФНС России», он является документом, подтверждающим расходы. Это относится и к скан-образу чека с хорошо читаемым QR-кодом.

Отсюда первая практическая проверка: отсканируйте QR-код электронного чека в приложении ФНС. Нашёлся — у вас фискальный документ, а не просто письмо от магазина.

Перечень обязательных реквизитов — в пункте 1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ. Для подтверждения расхода бухгалтеру важнее всего:

• наименование продавца и его ИНН;

• дата и время расчёта;

• адрес места расчётов — для онлайн-покупки это адрес сайта;

• наименование услуги или товара, количество, цена и сумма;

• признак расчёта — «приход»;

• форма расчёта — безналичными;

• ставка и сумма НДС или отметка «без НДС»;

• QR-код;

• регистрационный номер ККТ, номер фискального накопителя, фискальный признак документа;

• адрес электронной почты или телефон покупателя — для электронного чека.

Минфин в письме от 18.11.2024 № 03-03-06/1/114196 отдельно напомнил: кассовый чек должен содержать наименование услуг. Чек с позицией «Оплата заказа № 12345» без расшифровки — повод для вопросов. Хороший чек за мобильный интернет выглядит так: «Пакет мобильного интернета 5 ГБ на 30 дней, Турция».

Если сотрудник платил корпоративной картой организации, это расчёт между организацией и продавцом. По пункту 6.1 статьи 4.7 Закона № 54-ФЗ в таком чеке дополнительно указываются наименование покупателя и его ИНН.

На практике интернет-магазины при оплате картой не знают, что платит организация. Поэтому правильная схема такая: при покупке корпоративной картой сотрудник указывает реквизиты организации в заказе, если продавец это позволяет, или запрашивает у продавца чек с реквизитами компании либо счёт на организацию.

Если сотрудник платил личной картой, а потом получил возмещение по авансовому отчёту, это расчёт с физическим лицом, и реквизиты покупателя в чеке не обязательны.

Частая ошибка: вместо кассового чека сотрудник прикладывает скриншот операции из мобильного банка. Минфин в письме от 25.02.2025 № 03-07-14/17775 объяснил, что банки при выполнении банковских операций контрольно-кассовую технику не применяют. Значит, документ из банковского приложения — не кассовый чек, он подтверждает только факт списания денег.

Такой документ полезен как подтверждение оплаты, но сам по себе не подтверждает, что именно куплено. Нужен ещё документ об услуге — кассовый чек продавца, акт или хотя бы подтверждение заказа с описанием услуги.

Здесь позиции расходятся, и это стоит знать.

Минфин и ФНС в последние годы признают кассовый чек документом, подтверждающим расходы (письма Минфина от 08.08.2024 № 03-03-06/1/74189 и от 02.09.2024 № 03-03-07/82937 посвящены именно этому вопросу).

Суды бывают строже. В постановлении 14 ААС от 03.07.2024 по делу № А66-15/2024 суд указал, что для учёта расходов на УСН, помимо кассового чека, нужны первичные документы, свидетельствующие о связи расходов с деятельностью организации.

Практический вывод: для мелких онлайн-покупок в командировке чека обычно достаточно, но экономическую обоснованность лучше подкрепить документом, который показывает, зачем была покупка.

Для онлайн-покупки, например пакета мобильного интернета для загранкомандировки:

1. Распечатка электронного кассового чека с читаемым QR-кодом — или файл, если авансовые отчёты у вас электронные.

2. Подтверждение оплаты, если чек пришёл на личную почту, а оплата шла с корпоративной карты: выписка по карте.

3. Служебное задание или приказ о командировке — связывает покупку с работой.

4. Короткая служебная записка, если из документов не очевидно, зачем была покупка: «для связи с офисом и клиентами во время командировки».

Если продавец иностранный и российский кассовый чек не выдаёт, вместо него будет инвойс или письмо-подтверждение на иностранном языке. К нему нужен построчный перевод и документ об оплате.

В учётной политике или положении о подотчётных суммах — что электронные кассовые чеки принимаются в распечатанном виде или в виде файла, и кто проверяет их в приложении ФНС.

В положении о командировках — какие онлайн-покупки допускаются (связь, транспорт, сервисы для работы) и какие документы по ним нужны.

В инструкции для сотрудников — простое правило: при оплате в интернете указывать рабочую почту, чтобы электронный чек сразу приходил туда, где его увидит бухгалтерия, и не прикладывать скриншоты из банка вместо чеков.