Бухгалтер получил аванс, но не сформировал счет-фактуру. Документы проведены, проверка зеленая — однако НДС в декларацию не попал. Технической ошибки нет: неверна сама цепочка учета.

Зеленый отчет не отвечает на четыре вопроса: все ли операции попали в базу, правильно ли они поняты, подтверждены ли первичкой и совпадают ли данные 1С с банком, ЭДО и ФНС.

Перед проверкой сделайте резервную копию. Маршруты приведены для «1С:Бухгалтерии 8», редакция 3.0, в полном интерфейсе. В других версиях и интерфейсах названия и расположение команд могут отличаться. Сейчас проверьте данные с начала года по текущую дату, а после 30 сентября повторите проверку за девять месяцев.

Где открыть: Отчеты → Экспресс-проверка.

Укажите организацию и период с 1 января по текущую дату. Раскройте найденные ошибки: 1С покажет проверяемое правило, возможную причину и рекомендацию. После окончания квартала запустите проверку повторно за период с 1 января по 30 сентября.

Смотрите учетную политику, кассовые операции, книги покупок и продаж, уведомления по налогам. Не создавайте фиктивный документ ради зеленого результата: исправляйте первоисточник.

Где открыть: Отчеты → Оборотно-сальдовая ведомость по счету, отдельно по счетам 60 и 62. Включите детализацию по контрагентам, договорам и документам расчетов.

Ищите незачтенные авансы, оплату не по тому договору, старые остатки и дубли документов. Одновременное дебетовое и кредитовое сальдо по одному контрагенту не всегда ошибка: расчеты могут относиться к разным договорам. Поэтому проваливайтесь до документа, а не сворачивайте суммы вручную.

Где открыть: ОСВ по счетам 50 и 51.

Кредитовое сальдо может означать пропущенную операцию, неверный начальный остаток или дубль. Счет 51 сверьте с банковской выпиской, счет 50 — с кассовой книгой.

Не закрывайте минус фиктивным приходом. Сначала найдите реальную операцию или первичный документ.

Что открыть: ОСВ по счету 62, Банк и касса → Регистрация счетов-фактур → Счета-фактуры на аванс, затем книгу продаж.

Сопоставьте авансы со счетами-фактурами и книгой продаж. Ищите аванс на 62.02 без счета-фактуры, незачтенный после отгрузки аванс или дубль.

Не каждый платеж является облагаемым НДС авансом: учитывайте договор, назначение платежа и исключения НК РФ.

Что открыть: ОСВ по счету 68.02, Отчеты → НДС → Анализ учета по НДС, книги покупок и продаж.

Счет 68.02 содержит бухгалтерские записи, а декларация формируется по данным учета НДС. Даже совпавший итог ничего не гарантирует: пропущенный вычет и задвоенное начисление могут взаимно компенсироваться.

Проверьте состав суммы: реализацию, авансы, вычеты, восстановление НДС и корректировки. Особого внимания требуют ручные проводки, непонятные крупные суммы и необычные остатки по счетам 19 и 76.АВ.

Нашли расхождение, но не понимаете его источник? На бесплатном уроке показываем, как пройти от ошибочной суммы до документа или настройки, из-за которой она появилась.

Где открыть: Отчеты → НДС → Наличие счетов-фактур. Если команды нет на панели, найдите ее через поиск.

Разберите операции без счета-фактуры. Причина может быть нормальной: нет НДС, поставщик применяет спецрежим или используется УПД со статусом 1. Но каждую строку нужно объяснить.

Отдельно проверьте последние документы из ЭДО: они могли загрузиться без проведения. После 30 сентября повторите проверку за III квартал.

Где открыть: Операции → Закрытие месяца.

Сейчас проверьте июль и август по очереди. После окончания сентября закройте его и повторите контроль. Если в июль добавили документ задним числом, повторно закройте и все следующие месяцы.

Откройте справки-расчеты по себестоимости, счетам затрат, амортизации и налогам. Резкое отличие от предыдущего месяца — повод проверить документы и настройки.

1. Расшифруйте показатель до исходного документа.

2. Сопоставьте его с первичкой, договором, банком или ЭДО.

3. Исправьте документ или настройку, а не итоговую сумму.

4. Последовательно повторите закрытие месяцев.

5. Заново сформируйте контрольные отчеты и декларации.

Экспресс-проверка не знает, все ли документы переданы бухгалтеру и соответствует ли запись реальной операции. Опаснее красной строки логичная цифра, сформированная из неполных данных.

Сейчас для обучения удачный момент: отчетная гонка еще не началась, а найденные ошибки можно разбирать без спешки. На бесплатном уроке курса Клерка «Работа в программе 1С: с нуля до отчетности» показываем, как пройти от подозрительной цифры до документа или настройки и проверить исправление.

Полный курс охватывает настройку базы, проводки, закрытие месяца, НДС и подготовку отчетности. Обучение длится три месяца, включает практику с проверкой. После окончания выдается удостоверение на 72 академических часа с внесением сведений в ФИС ФРДО.

Разобрать свою базу 1С на бесплатном уроке.